Pour plus de sûreté, le propriétaire a tout intérêt à l’envoyer 7 à 8 mois à l’avance. En effet, si la lettre recommandée AR n’est pas retirée, il aura tout le temps nécessaire pour la faire délivrer par huissier.
La lettre comportera le nom et l’adresse du bailleur avec sa signature, même si le logement est géré par une agence immobilière,
elle indiquera l’une des trois raisons précitées,
elle sera envoyée au(x) titulaire(s) du bail, mais aussi :
Pour un couple marié, à Monsieur et à Madame. En effet, un congé notifié à un seul des époux se révèlerait inefficace. Lorsque le propriétaire ignore que son locataire s’est marié depuis la signature du bail, le congé adressé au seul titulaire connu du bail est valable vis-à-vis du conjoint.
Pour un couple pacsé, 1/ si le bail a été signé par un seul des partenaires du Pacs, le bailleur adresse un seul congé à cette personne ; 2/ si le locataire se pacse en cours de bail, un seul congé est valable, en effet son partenaire devient automatiquement solidaire des loyers, mais non co-titulaire du bail ; 3/ si les deux partenaires pacsés ont signé le bail, le bailleur adressera deux congés.
Pour des colocataires, il est recommandé d’envoyer un congé à chacun des colocataires.

Attention !
Toute notification par lettre recommandée est effective seulement si l’avis de réception est signé par le destinataire . Les tribunaux considèrent que la date de réception est celle du jour de la réception effective. Si le locataire n’accepte pas le courrier ou ne le retire pas au bureau de poste, volontairement ou non, le congé n’est pas valable. Par mesure de précaution, il est conseillé de faire appel aux services d’un huissier. Même en l’absence du locataire, ce dernier peut remettre une copie de l'acte à toute personne présente au domicile du locataire (gardien, voisin, employé de maison…) ou, si personne ne l’accepte, la copie sera tenue à disposition par l'huissier, en son étude (et non plus à la mairie). Cette procédure et l'adresse de l'étude sont mentionnées sur l'avis de passage laissé par l'huissier.
La date de congé est alors celle de la signification par huissier et le préavis court .
La reprise du logement pour l’habiter – Le propriétaire peut reprendre le logement pour y habiter ou pour l’habitation d’un des membres de sa famille, à condition que ce soit comme résidence principale. Les membres de la famille pouvant occuper le bien récupéré sont :
le conjoint,
le concubin et le partenaire « pacsé » (depuis au moins un an),
les ascendants (grands-parents, parents) du propriétaire et ceux de son conjoint,
les descendants (enfants, petits-enfants) du propriétaire et ceux de son conjoint.
Attention ! Sauf appréciation souveraine des tribunaux, le propriétaire ne peut pas effectuer une « reprise pour habiter » au profit d’un enfant mineur.
Dans la lettre de congé envoyée à l'occupant, le propriétaire doit mentionner, à peine de nullité, le nom, l’adresse du bénéficiaire de la reprise et son lien de parenté.
La loi n'impose pas de préciser le lien de parenté existant entre bailleur et repreneur, mais il vaut mieux l'indiquer afin de parer à toute contestation du locataire.
Cas particuliers
Dans le cas d'un bien détenu en indivision, le congé pour reprise pour l'habiter peut être invoqué au profit d'un des indivisaires.
Dans le cas d'une Société Civile Immobilière (SCI) familiale, le congé peut être invoqué mais uniquement au profit de l’un des associés, et non au profit de ses descendants ou ascendants

Attention ! Le bénéficiaire de la reprise doit occuper le bien en tant que sa résidence principale, et non en tant que simple pied-à-terre. Et ce, dans les six mois au moins au risque d'être accusé de fraude vis-à-vis de son ex-locataire.