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Posté le 15 novembre 2018

Documents immobiliers : combien de temps les garder ?

Conservation des documents liés à à un logement acheté, vendu ou loué.

 

Que vous soyez propriétaire, co-propriétaire ou locataire, vous détenez des documents immobilier en nombre. Un déménagement, une vente ou l’âge encouragent à se séparer de nombreux documents. Oui, mais que dit la loi ?

 

Propriétaire 

 

Combien de temps doit-on conserver les papiers lors d’un achat immobilier ou d’une vente ? 

 

A la signature de l’acte de vente chez le notaire, vous a reçu une copie de l’acte authentique de vente. Naturellement, ce document est la preuve que vous êtes le propriétaire des lieux et vous le conserverez durant toute la durée de votre propriété. Mais ensuite ? Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans. La promesse de vente n’a pas besoin d’être conservée plus de 10 ans, après sa signature.

De son côté, le notaire conserve l’acte authentique de vente pendant 75 ans dans ses propres archives. Passé ce délai, l’acte est conservé aux archives publiques. En cas de perte, de vol ou de destruction de vos documents, vous pouvez donc demander une copie.

 

Combien de temps doit-on garder les papiers liés au prêt immobilier ?  

 

Tous les documents liés à un prêt immobilier et aux assurances associées doivent être conservés durant 2 ans après le remboursement de la dernière mensualité.

 

Le co-propriétaire  

 

Combien de temps garder les documents liés à la copropriété ? 

 

En tant que co-propriétaire, vous devez conserver les documents suivants durant 10 ans (même si vous revendez votre bien) :

  • Preuve de paiement des charges de copropriété,
  • Procès-verbaux des assemblées générales de copropriété (en cas de vente, vous devrez présenter le dernier PV au futur acquéreur),
  • Correspondances avec le syndic.
 

Combien de temps garder ses papiers pour une location ?

 

Le locataire  

 

Pour les logements loués vides ou meublés au titre de résidence principale, le bail de location doit être conservé durant toute la durée de location, ainsi que 3 ans après avoir quitté le logement. L’état des lieux de sortie et la quittance du dépôt de garantie n’ont besoin d’être conservés que jusqu’au remboursement.

Vous devez conserver vos quittances de loyer pendant 3 ans après votre départ du logement et les courriers de révision du loyer pendant 1 an après votre départ.

Le locataire et le propriétaire-bailleur 

 

Les quittances de loyer, contrats de location, états des lieux doivent être conservés 3 ans après la durée de la location. Ces délais s’appliquent aux logements loués comme résidence principale, vides ou meublés.

Combien de temps doit-on garder les factures de téléphone, d’eau et d’énergie?  

 

Vous pouvez contester le montant de vos factures d’énergie, même plusieurs années après les avoir réglées. Ainsi, vous devez conserver les factures de gaz, d’électricité et d’eau durant 5 ans.

Les factures de téléphone fixe (et mobile) et de votre fournisseur internet sont à conserver pendant 1 an. La preuve de restitution du matériel, tel que votre box internet, doit être conservée 2 ans.

Combien de temps garder les factures de travaux ? 

 

Les travaux de gros œuvres sont généralement soumis à la garantie décennale. Comme son nom l’indique, il est donc nécessaire de conserver les factures pendant 10 ans.

Il n’est pas nécessaire de conserver les factures des petits travaux (remplacement de fenêtres par exemple) au-delà de 2 ans. Toutefois, cela peut servir pour retrouver une référence et faire effectuer une réparation !

Les factures d’entretien de chaudière sont à garder pendant 2 ans, celles du ramonage pendant 1 an (l'entretien annuel des cheminées est obligatoire).

Documents et pièces comptables 

 

Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.

Comment conserver ses documents ? 

 

Pour faciliter le tri de vos documents immobiliers papier, vous pouvez ouvrir un coffre-fort numérique. De nombreuses banques (exemple) proposent désormais de stocker vos documents dématérialisés. Il suffit de les scanner et de les charger sur l’espace dédié. Il sera plus facile de faire le tri dans vos papiers à conserver !

Documents fiscaux 

 

L'article L102B du livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans [...] ». Cela concerne notamment l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.

Combien de temps garder les avis d’imposition ? 

 

L’administration fiscale pouvant contester le montant de vos impôts locaux, vous devez conserver votre avis d’imposition jusqu’à la fin de l’année au titre de laquelle l’imposition est due.
C’est-à-dire que votre avis d’impôts locaux de 2017, concernant le logement occupé en 2016, doit être conservé jusqu’en janvier 2018.
La preuve de paiement des impôts doit être, elle, conservée 4 ans après sa réception.

 

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