Charges locatives récupérables auprès du locataire

Le propriétaire-bailleur d’un logement loué vide ou meublé peut demander au locataire le remboursement de certaines dépenses qu’il a réglées pour le fonctionnement, l’entretien et les services de l’immeuble. Ces dépenses sont appelées charges locatives ou charges récupérables.

Toutes les charges de copropriété ne peuvent cependant pas être répercutées sur le locataire. La liste des dépenses récupérables est strictement encadrée par la réglementation française. Toute dépense qui ne figure pas dans cette liste reste, en principe, à la charge du propriétaire.

Qu’est-ce qu’une charge locative récupérable ?

Une charge récupérable est une dépense initialement avancée par le propriétaire, puis remboursée par le locataire lorsqu’elle correspond à un service dont celui-ci bénéficie directement ou à l’entretien courant du logement et de l’immeuble.

Les charges récupérables se répartissent principalement en trois catégories :

• les services liés au logement et à l’usage de l’immeuble ;
• l’entretien courant et les petites réparations des parties communes et des équipements collectifs ;
• les taxes et redevances correspondant à des services dont le locataire bénéficie directement.

Que sont les parties communes ?

Les parties communes sont les espaces et équipements utilisés par plusieurs occupants de l’immeuble. Elles peuvent notamment comprendre :

• le hall d’entrée ;
• les escaliers et les paliers ;
• l’ascenseur ;
• les couloirs ;
• la cour ;
• les voies d’accès ;
• les parkings collectifs ;
• les espaces verts ;
• les locaux à vélos ou à poubelles.

Quelles sont les principales charges récupérables ?

1. Le gardien ou l’employé d’immeuble

Lorsqu’un gardien ou un concierge assure certaines tâches dans l’immeuble, une partie de sa rémunération et des charges sociales associées peut être récupérée auprès du locataire.

La part récupérable dépend des missions réalisées :

• 75 % lorsque le gardien assure à la fois l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets ;
• 40 % lorsqu’il n’assure qu’une seule de ces deux missions.

Les tâches administratives, de surveillance ou de gestion qui ne correspondent pas à un service récupérable restent à la charge du propriétaire.

2. Les ascenseurs et monte-charge

Les dépenses liées au fonctionnement quotidien et à l’entretien courant des ascenseurs peuvent être refacturées au locataire.

Dépenses de fonctionnement récupérables

• l’électricité consommée par l’ascenseur ;
• les visites périodiques d’entretien ;
• le nettoyage et le graissage des organes mécaniques ;
• l’examen régulier des câbles et des dispositifs de sécurité ;
• les dépannages ne nécessitant ni réparation importante ni remplacement de pièces majeures ;
• la tenue du dossier d’entretien par l’entreprise prestataire.

Fournitures et petites réparations

• les huiles, graisses et chiffons nécessaires à l’entretien ;
• les lampes d’éclairage de la cabine ;
• le remplacement de boutons d’appel ou de commande ;
• les petites réparations des portes, charnières et ferme-portes ;
• le remplacement de fusibles ou de balais de moteur ;
• les petites interventions sur les cellules photoélectriques et les dispositifs de sécurité.

En revanche, la modernisation complète de l’ascenseur, le remplacement d’un moteur ou d’un équipement important demeure généralement à la charge du propriétaire.

3. L’eau froide, l’eau chaude et le chauffage collectif

Les consommations d’eau et d’énergie utilisées par les occupants ou pour l’entretien courant de l’immeuble font partie des principales charges récupérables.

Consommation d’eau

• l’eau froide et l’eau chaude consommées dans le logement ;
• l’eau utilisée pour nettoyer les parties communes ;
• l’eau nécessaire à l’entretien courant des espaces extérieurs ;
• les produits nécessaires au traitement et au fonctionnement des installations d’eau ;
• la location, l’entretien et le relevé des compteurs individuels ou collectifs ;
• certaines taxes et redevances liées à la consommation et à l’assainissement.

Chauffage collectif

• le combustible ou l’énergie utilisés pour le chauffage collectif ;
• le réglage de la température et du débit d’eau chaude ;
• la vérification des pompes, thermostats et dispositifs de sécurité ;
• l’entretien des brûleurs, filtres, clapets et régulateurs ;
• la purge des installations de chauffage ;
• le nettoyage courant des chaudières, chaufferies et conduits ;
• l’entretien des adoucisseurs, détartreurs, surpresseurs et détendeurs ;
• l’entretien courant des pompes à chaleur et des capteurs solaires.

Menues réparations récupérables

• la réparation de petites fuites sur les raccords et les joints ;
• le remplacement de joints, clapets et presse-étoupes ;
• le réglage ou le remplacement de petites pièces d’usage courant ;
• les interventions mineures sur les pompes à chaleur ;
• le réglage des mécanismes de chasse d’eau.

4. Les installations individuelles du logement

Certaines dépenses d’entretien courant des équipements privatifs de chauffage, de production d’eau chaude et de distribution d’eau peuvent être récupérées auprès du locataire.

Entretien courant

• le réglage du débit et de la température de l’eau chaude ;
• le contrôle des thermostats et des dispositifs de sécurité ;
• la vérification des branchements des chauffe-eau électriques ;
• le nettoyage et le contrôle des résistances ;
• la vérification de l’étanchéité des raccordements d’eau ;
• le contrôle des groupes de sécurité ;
• le réglage des chasses d’eau.

Petites réparations

• le remplacement de joints, clapets et flotteurs ;
• le remplacement de petites pièces d’appareils à gaz ;
• le rinçage et le nettoyage des corps de chauffe et des tuyauteries ;
• le remplacement de petites pièces des mécanismes de chasse d’eau.

5. L’entretien des parties communes intérieures

Les dépenses nécessaires à l’utilisation et à l’entretien courant des parties communes peuvent être récupérées auprès du locataire.

• l’électricité des halls, couloirs, escaliers et paliers ;
• les produits de nettoyage ;
• les balais, sacs, ampoules et petits équipements d’entretien ;
• l’entretien de la minuterie ;
• la pose, la dépose et l’entretien des tapis ;
• l’entretien des vide-ordures ;
• les petites réparations des aspirateurs et appareils de nettoyage ;
• les frais de personnel affecté au nettoyage des parties communes.

6. L’entretien des espaces extérieurs

Les dépenses d’entretien courant des espaces extérieurs de la résidence sont également récupérables lorsqu’elles concernent des zones accessibles aux occupants.

Ces espaces peuvent comprendre :

• les allées et voies de circulation ;
• les aires de stationnement ;
• les pelouses et jardins ;
• les massifs, arbustes et haies ;
• les aires et équipements de jeux ;
• les bassins, fontaines et caniveaux ;
• les canalisations d’évacuation des eaux pluviales.

Travaux d’entretien récupérables

• la tonte et la coupe ;
• le désherbage et le sarclage ;
• le ratissage et le nettoyage ;
• l’arrosage ;
• l’entretien courant du matériel horticole ;
• le remplacement du sable des bacs et de petits équipements de jeux ;
• la peinture et les petites réparations des bancs, clôtures et équipements de jeux.

Fournitures de jardinage récupérables

• les engrais ;
• les graines ;
• les fleurs et plants ;
• les plantes de remplacement utilisées pour l’entretien courant ;
• les produits bactéricides et insecticides.

La réfection complète des massifs, des plates-bandes ou des haies ne constitue pas un simple entretien courant et reste généralement à la charge du propriétaire.

7. L’hygiène et l’élimination des déchets

Certaines dépenses liées à la propreté, à l’hygiène et au traitement des déchets peuvent être facturées au locataire.

• les sacs en plastique ou en papier nécessaires à l’élimination des déchets ;
• les produits de désinsectisation et de désinfection ;
• l’entretien des vide-ordures ;
• l’entretien et la vidange des fosses d’aisances, le cas échéant ;
• l’entretien des appareils de conditionnement des ordures ;
• les frais de personnel chargés de l’élimination des déchets.

8. La ventilation, les interphones et les équipements communs

Les dépenses de fonctionnement et d’entretien courant de certains équipements collectifs sont également récupérables.

• l’énergie nécessaire au fonctionnement de la ventilation mécanique ;
• le ramonage et le nettoyage des conduits de ventilation ;
• l’entretien de la ventilation mécanique ;
• l’entretien des interphones ;
• l’entretien des digicodes et dispositifs d’ouverture automatique ;
• le nettoyage et le graissage courant de certains équipements fixes ;
• l’abonnement de certains postes téléphoniques mis à la disposition des locataires.

Quelles taxes peuvent être facturées au locataire ?

Seules les taxes correspondant à un service dont le locataire bénéficie directement peuvent être récupérées.

Les principales taxes et redevances récupérables sont :

• la taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères ;
• la taxe de balayage ;
• certaines redevances d’assainissement ;
• le droit de bail lorsqu’il est légalement applicable.

Les autres impôts liés à la propriété du logement restent normalement à la charge du bailleur.

Comment les charges locatives sont-elles payées ?

Les modalités de paiement des charges dépendent du type de location et des dispositions prévues dans le contrat de bail.

La provision sur charges

En location vide, le locataire verse généralement une provision sur charges chaque mois ou chaque trimestre, en même temps que le loyer.

Le montant de cette provision doit être indiqué dans le contrat de location. Il est généralement calculé à partir :

• des dépenses constatées lors de la précédente régularisation ;
• du budget prévisionnel de la copropriété ;
• des services et équipements utilisés par le locataire.

La provision constitue une avance. Elle doit donc être comparée chaque année avec le montant réel des dépenses récupérables.

La régularisation annuelle des charges

Lorsque les charges sont payées sous forme de provisions, le propriétaire doit procéder à une régularisation annuelle.

Au moins un mois avant la régularisation, il doit transmettre au locataire un décompte précisant :

• les différentes catégories de dépenses ;
• la part restant à la charge du propriétaire ;
• la part récupérable auprès du locataire ;
• le mode de répartition des charges entre les logements ;
• le montant des provisions déjà versées.

Lorsque les provisions sont insuffisantes

Si les provisions versées sont inférieures au montant réel des charges récupérables, le propriétaire peut demander au locataire de payer la différence.

Lorsque le locataire a trop payé

Si les provisions dépassent les dépenses réelles, le propriétaire doit restituer le trop-perçu au locataire ou le déduire d’un prochain paiement.

Le forfait de charges en location meublée

En location meublée, le bail peut prévoir soit une provision avec régularisation annuelle, soit un forfait mensuel de charges.

Le montant du forfait doit être indiqué dans le contrat de bail. Pour les baux concernés, le forfait n’est pas régularisé en fonction des dépenses réelles.

Si les charges réellement payées par le propriétaire dépassent le forfait, celui-ci ne peut pas réclamer de complément au locataire.

Le forfait peut toutefois être révisé chaque année si le bail le prévoit, selon les mêmes conditions que la révision du loyer et notamment en fonction de l’indice de référence des loyers.

Les charges doivent concerner uniquement les biens loués

Le propriétaire ne peut facturer au locataire que les charges correspondant aux biens inclus dans le contrat de location.

Par exemple, si le propriétaire possède un appartement, une cave, une chambre de service et un parking, mais qu’il loue uniquement l’appartement, il ne peut récupérer que les charges attribuées à cet appartement.

L’arrêté des comptes de copropriété doit permettre d’identifier les dépenses affectées à chaque lot.

Quels justificatifs le locataire peut-il consulter ?

À compter de l’envoi du décompte annuel, les justificatifs des charges doivent être tenus à la disposition du locataire pendant six mois.

Le locataire peut notamment consulter :

• les factures d’eau et d’énergie ;
• les contrats d’entretien ;
• les factures des entreprises intervenues dans l’immeuble ;
• les relevés de copropriété ;
• les documents relatifs à la rémunération du gardien ;
• les documents expliquant la répartition entre les différents lots.

Cette consultation permet au locataire de vérifier que les dépenses demandées sont bien récupérables et qu’elles correspondent au logement qu’il occupe.

Que se passe-t-il en cas de régularisation tardive ?

Si le propriétaire procède à la régularisation plus d’un an après la date à laquelle elle aurait dû être effectuée, le locataire peut demander que le complément réclamé soit échelonné sur douze mois.

Le propriétaire ne peut par ailleurs réclamer des arriérés de loyers ou de charges que dans la limite du délai légal de prescription. En principe, les dettes locatives datant de plus de trois ans ne peuvent plus être réclamées.

Quelles dépenses restent à la charge du propriétaire ?

Les dépenses qui ne figurent pas dans la liste réglementaire des charges récupérables doivent être supportées par le propriétaire.

Il s’agit généralement :

• des grosses réparations structurelles ;
• de la réfection de la toiture ;
• du ravalement de façade ;
• du remplacement complet d’un ascenseur ;
• du remplacement d’une chaudière collective ou d’un équipement important ;
• des travaux d’amélioration ou de valorisation de l’immeuble ;
• des frais de gestion et d’administration du syndic ;
• des dépenses relatives à des lots qui ne sont pas loués au locataire.

L’assurance propriétaire non occupant est-elle récupérable ?

La prime d’assurance propriétaire non occupant, également appelée assurance PNO, n’est pas une charge locative récupérable auprès du locataire.

Cette assurance protège le propriétaire contre certains risques lorsque le logement est vacant ou lorsque la couverture du locataire ou de la copropriété est insuffisante. Son coût reste à la charge du bailleur, même s’il peut, selon son régime fiscal, être déductible de certains revenus locatifs.

Checklist des principales charges récupérables

• Entretien et électricité des ascenseurs.
• Consommation d’eau froide et d’eau chaude.
• Énergie et entretien courant du chauffage collectif.
• Électricité et nettoyage des parties communes.
• Rémunération récupérable du gardien ou du personnel d’entretien.
• Petites réparations des équipements collectifs.
• Entretien courant des jardins et espaces extérieurs.
• Entretien des interphones, digicodes et systèmes de ventilation.
• Élimination des déchets et produits d’hygiène.
• Taxe d’enlèvement des ordures ménagères.
• Taxe de balayage.
• Certaines redevances d’assainissement.

Questions fréquentes sur les charges locatives

Le propriétaire peut-il facturer toutes les charges de copropriété ?

Non. Seules les dépenses figurant dans la liste réglementaire des charges récupérables peuvent être demandées au locataire.

Les règles sont-elles identiques en location vide et meublée ?

La liste des dépenses récupérables est essentiellement la même. En revanche, les modalités de paiement peuvent différer. Une location meublée peut prévoir un forfait, tandis qu’une location vide fonctionne généralement avec des provisions et une régularisation annuelle.

Le locataire peut-il demander les factures ?

Oui. Les justificatifs doivent être mis à sa disposition pendant six mois à compter de l’envoi du décompte annuel.

Le propriétaire peut-il demander un complément avec un forfait de charges ?

Non. Lorsque les charges sont payées sous la forme d’un forfait, le propriétaire ne peut pas demander de supplément au motif que les dépenses réelles ont été plus élevées.

Que se passe-t-il si le locataire a payé trop de charges ?

Dans le cadre d’une provision avec régularisation, le propriétaire doit rembourser le trop-perçu ou le déduire d’un prochain paiement.

Pendant combien de temps le propriétaire peut-il réclamer des charges impayées ?

En principe, les loyers et charges impayés peuvent être réclamés pendant une durée maximale de trois ans.

Une gestion transparente pour éviter les litiges

Les charges locatives sont strictement encadrées. Le propriétaire doit distinguer les dépenses récupérables de celles qui restent à sa charge et ne facturer que les sommes liées aux biens effectivement loués.

Le contrat de bail doit préciser le mode de paiement des charges. Lorsqu’une régularisation annuelle est prévue, le locataire doit recevoir un décompte détaillé et pouvoir consulter les justificatifs correspondants.

Une présentation claire des dépenses, des calculs exacts et une communication transparente permettent de réduire les risques de désaccord entre le bailleur et le locataire.

Photo de Scott Graham sur Unsplash.