Documents immobiliers : combien de temps les garder ?
Que vous soyez propriétaire, copropriétaire ou locataire, vous accumulez de nombreux documents immobiliers au fil des années. Un déménagement, une vente ou un simple besoin de rangement peut vous inciter à vous séparer de certains papiers.
Cependant, les actes de vente, contrats de location, factures, quittances et documents fiscaux doivent être conservés pendant des durées précises. Voici les principaux délais à connaître pour organiser vos archives immobilières.
Documents à conserver en tant que propriétaire
Combien de temps conserver les documents d’achat ou de vente d’un bien immobilier ?
Lors de la signature de l’acte de vente chez le notaire, l’acquéreur reçoit une copie de l’acte authentique de vente. Ce document constitue la preuve de propriété du bien et doit être conservé pendant toute la durée de détention du logement.
Les contrats relatifs à l’acquisition ou à la cession de biens immobiliers ou fonciers doivent ensuite être conservés pendant 30 ans.
La promesse ou le compromis de vente doit, quant à lui, être conservé pendant au moins 10 ans après sa signature.
Le notaire conserve l’acte authentique de vente dans ses propres archives pendant 75 ans. Passé ce délai, le document est transféré aux archives publiques.
En cas de perte, de vol ou de destruction de votre exemplaire, il est donc possible de demander une copie au notaire ou au service d’archives compétent.
Combien de temps conserver les documents liés à un prêt immobilier ?
Tous les documents relatifs à un prêt immobilier et aux assurances qui lui sont associées doivent être conservés pendant toute la durée du crédit, puis pendant deux ans après le remboursement de la dernière mensualité.
Cela comprend notamment le contrat de prêt, les tableaux d’amortissement, les justificatifs de remboursement et les documents liés à l’assurance emprunteur.
Documents à conserver en tant que copropriétaire
Combien de temps garder les documents de copropriété ?
En tant que copropriétaire, certains documents liés à la copropriété doivent être conservés pendant 10 ans, y compris après la vente du bien.
Il est notamment recommandé de conserver :
- les preuves de paiement des charges de copropriété ;
- les procès-verbaux des assemblées générales de copropriété ;
- les correspondances échangées avec le syndic ;
- les appels de fonds et les justificatifs de travaux réalisés dans l’immeuble.
Lors de la vente d’un appartement, plusieurs procès-verbaux récents d’assemblées générales doivent généralement être transmis au futur acquéreur afin de l’informer des décisions prises au sein de la copropriété.
Documents à conserver pour une location
Documents à conserver par le locataire
Pour un logement loué vide ou meublé à titre de résidence principale, le contrat de location doit être conservé pendant toute la durée du bail, puis pendant trois ans après le départ du logement.
Le locataire doit également conserver :
- les quittances de loyer pendant toute la location et durant trois ans après son départ ;
- les états des lieux d’entrée et de sortie jusqu’au remboursement complet du dépôt de garantie et au règlement de tout éventuel litige ;
- les justificatifs relatifs au dépôt de garantie jusqu’à sa restitution ;
- les courriers concernant la révision du loyer pendant un an après le départ.
Documents à conserver par le propriétaire-bailleur
Le propriétaire-bailleur doit également conserver les principaux documents relatifs à la location pendant trois ans après la fin du bail.
Cette obligation concerne notamment :
- le contrat de location ;
- les quittances de loyer ;
- les états des lieux d’entrée et de sortie ;
- les courriers relatifs aux loyers, aux charges et aux réparations locatives.
Ces délais s’appliquent aux logements loués comme résidence principale, qu’ils soient vides ou meublés.
Combien de temps conserver les factures d’eau, d’énergie, de téléphone et d’internet ?
Factures de gaz, d’électricité et d’eau
Une facture d’énergie ou d’eau peut faire l’objet d’une contestation plusieurs années après son règlement. Il est donc recommandé de conserver les documents suivants pendant cinq ans :
- les factures de gaz ;
- les factures d’électricité ;
- les factures d’eau.
Factures de téléphone et d’internet
Les factures de téléphone fixe, de téléphone mobile et d’abonnement internet doivent être conservées pendant un an.
La preuve de restitution d’un matériel appartenant à l’opérateur, comme une box internet ou un décodeur, doit être conservée pendant deux ans.
Combien de temps conserver les factures de travaux ?
Factures relatives aux travaux importants
Les travaux de gros œuvre sont généralement couverts par la garantie décennale. Les factures, contrats et attestations d’assurance correspondants doivent donc être conservés pendant au moins 10 ans.
Ces documents peuvent être indispensables en cas de malfaçon, de sinistre ou de vente du logement.
Factures relatives aux petits travaux
Les factures concernant de petits travaux ou des équipements sont généralement à conserver pendant au moins deux ans.
Il peut toutefois être utile de les garder plus longtemps afin de retrouver une référence, de faire jouer une garantie commerciale ou de faciliter une future réparation.
Entretien de la chaudière et ramonage
- Les attestations et factures d’entretien de la chaudière doivent être conservées pendant deux ans.
- Les certificats de ramonage doivent être conservés pendant au moins un an.
Ces justificatifs peuvent être demandés par un propriétaire, un assureur ou un professionnel en cas de sinistre.
Documents et pièces comptables
Les livres comptables, registres, factures et pièces justificatives d’une entreprise doivent généralement être conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné.
Pour un propriétaire exerçant une activité de location professionnelle ou déclarant des revenus locatifs dans un cadre spécifique, il est essentiel de conserver les justificatifs permettant d’établir les recettes, les dépenses et les travaux déductibles.
Comment conserver ses documents immobiliers ?
Pour faciliter le classement de vos documents immobiliers, vous pouvez utiliser un coffre-fort numérique ou un espace de stockage sécurisé.
De nombreuses banques et entreprises spécialisées proposent aujourd’hui des solutions permettant de numériser, classer et conserver les documents importants de manière dématérialisée.
Il suffit généralement de scanner les documents papier, de les nommer clairement et de les télécharger dans l’espace prévu à cet effet.
Il reste toutefois conseillé de conserver les originaux des documents les plus importants, notamment les actes notariés, les contrats signés, les certificats et certaines factures de travaux.
Combien de temps conserver les documents fiscaux ?
L’article L102 B du Livre des procédures fiscales prévoit que les livres, registres et documents sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans.
Cette durée concerne notamment les documents relatifs :
- à l’impôt sur le revenu ;
- à l’impôt sur les sociétés ;
- aux bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ;
- aux bénéfices non commerciaux (BNC) ;
- aux impôts directs locaux ;
- à la cotisation foncière des entreprises (CFE) ;
- à la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) ;
- à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
Combien de temps conserver les avis d’imposition ?
Les avis relatifs aux impôts locaux doivent être conservés pendant le délai au cours duquel l’administration fiscale peut contester ou rectifier l’imposition.
Par prudence, il est recommandé de conserver les avis d’imposition et les justificatifs associés pendant plusieurs années, notamment lorsqu’ils concernent un bien immobilier, des revenus locatifs ou des travaux ayant donné lieu à une réduction ou à un crédit d’impôt.
Les preuves de paiement des impôts doivent être conservées pendant quatre ans.
Récapitulatif des délais de conservation
- Acte authentique de vente : pendant toute la durée de propriété, puis à conserver durablement.
- Contrats d’acquisition ou de cession immobilière : 30 ans.
- Promesse ou compromis de vente : 10 ans.
- Documents de prêt immobilier : 2 ans après la dernière mensualité.
- Documents de copropriété : 10 ans.
- Bail, quittances et états des lieux : 3 ans après la fin de la location.
- Factures de gaz, d’électricité et d’eau : 5 ans.
- Factures de téléphone et d’internet : 1 an.
- Preuve de restitution d’une box : 2 ans.
- Factures de gros travaux : 10 ans.
- Factures de petits travaux : au moins 2 ans.
- Documents et pièces comptables : 10 ans.
- Documents fiscaux professionnels : 6 ans.
- Preuves de paiement des impôts : 4 ans.
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Photo d’Andrew Pons sur Unsplash.
Rédaction : Siyi CHEN
