Guide pour l'état des lieux : droits et devoirs des propriétaires et locataires

Qu'est-ce que l'état des lieux ?

L'état des lieux est un document qui décrit l'état d'un bien immobilier lorsque le locataire en prend possession ou quand il part. Ce document est essentiel dans tout processus de location, car il aide à prévenir les litiges et à définir les responsabilités en cas de dommages ou de réparations pendant la location.

Un état des lieux bien fait protège à la fois le propriétaire et le locataire. Il garantit que le bien est restitué dans le même état qu'à la location, en tenant compte de l'usure normale. Le locataire est dégagé de toute responsabilité pour les dommages qui existaient déjà. Il est donc crucial que l'état des lieux soit détaillé et précis, et qu’il soit réalisé à l'entrée et à la sortie du locataire.

Les Responsabilités du propriétaire pour l'état des lieux 

Le propriétaire-bailleur a plusieurs responsabilités essentielles pour réaliser un état des lieux complet et équitable.

Fournir un bien sûr et bien entretenu

Une des principales obligations du propriétaire est de fournir un logement décent. Le logement doit respecter les normes de santé et de sécurité, en offrant des installations fonctionnelles telles que l'eau, l'électricité et le chauffage. De plus, des éléments tels que portes, fenêtres et plomberie doivent être en bon état. et prêt à l’emploi. Le logement doit également inclure tous les éléments mentionnés dans le contrat de location.

Organiser de l'état des lieux

Le propriétaire doit organiser un état des lieux contradictoire, où le bailleur et le locataire (ou leurs représentants) doivent être présents. Si cet état des lieux n'est pas réalisé, le bailleur ne pourra retenir le dépôt de garantie pour des dommages supposés. Cependant, si le bailleur n'est pas responsable de l’absence détat des lieux, il pourra utiliser un état des lieux qu'il a fait seul, à condition qu'il soit bien documenté et signé par les parties.

Il est fortement conseillé de faire appel à un commissaire de justice si un état des lieux contradictoire ne peut être réalisé. En suivant ces étapes, le propriétaire peut se servir de l'état des lieux qu'il a établi pour demander des compensations en cas de dommages.

Procédures pour réaliser un état des lieux : Approche amiable et contentieuse 

• État des lieux amiable : Le locataire et le propriétaire ou un professionnel le représentant (agent immobilier, gestionnaire de biens ou notaire), font l’état des lieux et vérifie tout ensemble.
• État des lieux litigieux (constat locatif) : Si l'une des parties refuse d'assister à l'état des lieux, de le signer ou de le réaliser, les deux parties peuvent faire appel à un commissaire de justice pour qu'il établisse l'état des lieux. Le commissaire de justice informera les deux parties par courrier recommandé au moins sept (7) jours à l'avance. Cette étape est appelée « constat locatif ».

Utilisation d'un format standardisé pour documenter l'état du site

L’état des lieux doit suivre un format écrit standardisé, qu’il soit sous forme papier ou électronique. Ce format est essentiel pour comparer l’état du bien locatif au début et à la fin du bail.

L'état des lieux peut se présenter sous deux formes :

• Document Unique : Il se présente en seul document avec deux colonnes : l’une pour l’état du bien à l’arrivée du locataire et l’autre pour l’état au départ.
• Documents Séparés : Il y a deux documents distincts : un pour l’entrée et un pour la sortie. Ils sont faciles à comparer car ils ont un format similaire

Le propriétaire est responsable de s’assurer que le document d’état des lieux contient toutes les informations légales requises, telles que :

• Type d’État des lieux : État des lieux d’entrée ou état des lieux de sortie
• Date de l’état des lieux
• Localisation du bien : Adresse complète du bien loué
• Noms des parties : Noms du locataire et du propriétaire, l’adresse ou le siège social du représentant du propriétaire (si applicable), ou les noms et adresses de toute personne autorisée à faire l’état des lieux.
• Relevés individuels des compteurs d’eau ou d’énergie : dans le cas où  les charges ne sont pas payées au forfait.
• Clés ou autres moyens d’accès : Liste du nombre de clés ou des codes d’accès pour les espaces privés ou partagés.
• Pour chaque pièce : Description détaillée de l’état des sols, des murs, des plafonds, des équipements et du mobilier. Ce document peut aussi inclure des notes, des commentaires ou des images pour montrer l’état de chaque pièce.
• Signatures : Le document doit être signé par toutes les parties, comprenant le locataire, le propriétaire ou toute autre personne habilitée.

Utiliser d'une grille de vétusté

Bien que cette pratique ne soit pas obligatoire, il est recommandé aux propriétaires d'utiliser une grille de vétusté afin de mieux distinguer l'usure normale des dommages causés par négligence. Cet outil est particulièrement utile pour justifier toute réparation ou retenue sur le dépôt de garantie du locataire, et garantit une procédure transparente et juste pour les deux parties.

Modifier le document d'état des lieux 

Si le locataire remarque des dysfonctionnements dans les dix (10) jours suivant l'état des lieux d'entrée, le propriétaire doit accepter et modifier le document en conséquence. De plus, le locataire peut demander un contrôle du système de chauffage pendant le premier mois de la saison hivernale.

Gestion du dépôt de garantie

Après l'état des lieux de sortie, le propriétaire doit restituer le dépôt de garantie du locataire dans un délai d'un mois s'il n'y a pas de dégradations. Si des dégâts sont constatés, le propriétaire a jusqu'à deux mois pour restituer le dépôt de garantie, en déduisant les frais de réparation nécessaires sur présentation d'un justificatif, tel qu'une facture de réparation.

Gestion des conflits

En cas de désaccord sur l'état des lieux, le propriétaire doit d'abord tenter de résoudre les problèmes à l'amiable, soit en faisant appel à un conciliateur, soit en recourant à la justice si nécessaire.

Les droits du locataire lors de l'état des lieux

Droit de signaler les défauts pendant l'état des lieux

Lors de l'emménagement et du déménagement, le locataire a le droit d'examiner attentivement le logement et de signaler tout défaut pendant l'état des lieux. À l'état des lieux d'entrée, il est important de noter tous les dommages existants, comme des fenêtres cassées, un sol rayé ou des appareils électroménagers défectueux, pour éviter d'être tenu responsable plus tard. Plus tard, à l'état des lieux de sortie, les locataires doivent signaler uniquement les dommages qui dépassent l'usure normale, afin de protéger leur dépôt de garantie contre des retenues injustifiées.

Les responsabilités du locataire pour l'état des lieux

Responsabilité en cas de dommages

À la fin du bail, le locataire doit rendre le bien dans le même état qu'au début, sous réserve de l'usure normale. Il est responsable des dommages causés pendant la location, sauf s'il peut prouver qu'il n'en est pas responsable ou qu'il s'agit d'un cas de force majeure. L'usure normale, qui se produit naturellement avec le temps, ne peut pas être déduite de la caution du locataire.

Réparation des trous et remise en peinture

Les locataires doivent réparer les trous dans les murs, mais les petits trous dûs à des punaises, par exemple, ne sont généralement pas pris en compte. 

La réfection de la peinture n'est pas nécessaire, sauf si le locataire a causé des dommages excessifs, comme des taches dues à la consommation de tabac ou à une cuisine épicée. Si le locataire décide de repeindre les murs, il doit éviter les couleurs ou motifs trop audacieux et prévenir le propriétaire, si c’était le cas.

Payer le loyer et les charges locatives jusqu'à la fin du bail 

Le locataire doit continuer à payer le loyer et les charges jusqu'à la fin du bail, même après avoir donné son congé. Il est légalement interdit de déduire le loyer du dépôt de garantie.

Assister et signer l'état des lieux de sortie

Le locataire doit assister à l'état des lieux de sortie et le signer, tout comme pour l'état des lieux d'entrée. S'il refuse d'y assister ou de le signer, il risque d'être tenu responsable de dommages qu'il n'a peut-être pas causés.

Restitution des clés et des dispositifs d'accès

Le locataire doit rendre toutes les clés et tous les dispositifs d'accès au bailleur. À défaut, le bailleur pourrait refuser de signer l'état des lieux de sortie ou tenir le locataire responsable de tout dommage survenu après son départ.

Fournir une nouvelle adresse

Le locataire doit indiquer sa nouvelle adresse lors de l'état des lieux de sortie. Cela permet au bailleur de restituer le dépôt de garantie, de gérer des frais en cours, et d'informer les services fiscaux du déménagement du locataire comme requis par la loi.

Conseils pour un état des lieux efficace

Un état des lieux bien documenté peut prévenir les malentendus et les litiges à la fin d'une location. Voici quelques conseils pour garantir que le processus soit complet et équitable :

Soyez détaillé et précis

Lors de l'état des lieux, il est essentiel de ne pas se contenter de termes vagues comme      « bon état » ou « mauvais état ». Au contraire, il faut décrire en détail chaque élément et chaque zone du bien. Par exemple, plutôt que de dire « sol en moyen état », il est préférable de mentionner les rayures, les taches ou les zones usées, même si elles sont mineures. Voici comment faire preuve de minutie :

• Murs et sols : Notez les fissures, les éraflures, l'écaillage de la peinture et les zones décolorées.
• Fenêtres et portes : Vérifiez qu'il n'y a pas de rayures, que les serrures fonctionnent et qu'il n'y a pas de problèmes de charnières ou de joints.
• Appareils électroménagers : Assurez-vous que tous les appareils fonctionnent correctement et notez les bosses, la rouille ou l'usure des surfaces.
• Installations : Incluez l'éclairage, la plomberie (vérifiez l'absence de fuites ou de rouille) et les éléments de chauffage

ll est important de prendre des photos ou des vidéos de chaque pièce, des installations spécifiques et de tout dommage visible. Ajoutez ces images au rapport d'inventaire, en veillant à ce que chaque photo corresponde à l'endroit et à l'élément qu'elle montre. Cette étape prévient les litiges et fournit des preuves de l'état du bien lors de l'entrée des lieux.

Utiliser des outils et des modèles pour l'état des lieux

Utiliser des outils et des modèles spécialisés facilite le processus d'état des lieux. Des modèles faciles à trouver sont disponibles sur des plateformes comme Papernest, LegalPlace et BailFacile. Vous pouvez aussi consulter des guides officiels sur des sites gouvernementaux comme l'Anil et Service-Public.

Pour plus de praticité, des applications comme Checkimmo et Etadly permettent aux propriétaires de faire l'état des lieux sur une tablette ou un smartphone, avec la possibilité d'ajouter des photos directement dans un rapport numérique.

Maintenir une communication ouverte et transparente

Une communication claire entre le locataire et le propriétaire est essentielle pour éviter tout conflit. Les deux parties doivent examiner et approuver les détails de l'inventaire, puis signer le document afin de s'assurer de bien en comprendre les termes.

Engager un tiers pour réaliser l'état des lieux

Dans certains cas, il peut être judicieux de faire appel à un tiers neutre, comme un expert en état des lieux ou un huissier, pour superviser le processus d'inventaire afin que ce professionnel évalue objectivement l'état du bien.

L'état des lieux est une étape essentielle du processus de location. Il protège à la fois le propriétaire et le locataire en documentant clairement l'état du bien au début et à la fin du bail. Les deux parties peuvent éviter les différends en veillant à ce que l'état des lieux soit détaillé et précis et en maintenant la communication.

Editeur : Siyi CHEN